Überblick über das Unternehmen
SCS Global Services ist ein Pionier und führend auf dem Gebiet der Nachhaltigkeitsstandards und der Zertifizierung durch Dritte und arbeitet seit über 40 Jahren in den Bereichen natürliche Ressourcen, bebaute Umwelt, Lebensmittel und Landwirtschaft, Konsumgüter und Klima. Als gemeinnützige Gesellschaft haben wir uns zu sozial und ökologisch verantwortungsvollen Geschäftspraktiken verpflichtet und treiben durch die Anwendung fundierter wissenschaftlicher Erkenntnisse einen positiven Wandel voran.

Stellenbeschreibung
Der Executive Coordinator bei SCS Brasilien spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung der täglichen administrativen, finanziellen und operativen Aktivitäten von SCS Brasilien. Diese Position fungiert als sekundäre Schnittstelle zwischen dem lokalen Team in Brasilien, der SCS-Zentrale, externen Buchhaltungspartnern und Bankinstituten. Der Executive Coordinator unterstützt die Verwaltung der Bankkonten, stellt die ordnungsgemäße und konforme Nutzung der Bankressourcen sicher und koordiniert Zahlungen sowie andere bankbezogene Angelegenheiten. Die Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, außergewöhnliche Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, abteilungsübergreifend effektiv zu koordinieren, um einen reibungslosen und konformen Betriebsablauf zu gewährleisten.


Wesentliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Unterstützung im Finanz- und Bankwesen

• Unterstützung bei der Verwaltung von Bankkonten zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Nutzung, Dokumentation und Einhaltung interner Kontrollvorschriften
• Als zweiter Ansprechpartner für lokale Banken fungieren und diese in den Bereichen Kontoführung, Zahlungsverkehr, Kontenabstimmung sowie bei operativen Bankangelegenheiten unterstützen
• Unterstützung der Abrechnungsprozesse, einschließlich Rechnungskontrolle, Nachverfolgung und Abstimmung mit der Debitorenbuchhaltung
• Erfassung, Organisation und Pflege der für interne Audits und Überprüfungen erforderlichen Finanzunterlagen

Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Zentrale

• Als tägliche operative Schnittstelle zwischen den brasilianischen Niederlassungen, der Zentrale und der externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft fungieren
• Sorgen Sie für die rechtzeitige Übermittlung von Finanzdaten, Unterlagen und Erläuterungen an die Zentrale und die Partner in der Buchhaltung
• Unterstützung der Monats- und Jahresabschlussprozesse durch die Koordination von Informationen, Berichten und Genehmigungen

Betrieb und Berichterstattung

• Pflege und Aktualisierung von Salesforce-Berichten im Zusammenhang mit den Aktivitäten von SCS Brasilien
• Unterstützung der Datengenauigkeit, der einheitlichen Berichterstattung und der fristgerechten Übermittlung regionaler Leistungsdaten

Compliance, Dokumentation und Standardarbeitsanweisungen

• Verwaltung und Pflege der behördlichen Unterlagen, einschließlich der INMETRO-bezogenen Aufzeichnungen und Zertifizierungen
• Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei Bedarf aktualisieren und pflegen und dabei sicherstellen, dass sie mit den Richtlinien der Zentrale und den lokalen Vorschriften im Einklang stehen
• Unterstützung bei der Erstellung, Aktualisierung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) für den Betrieb in Brasilien
• Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation übersichtlich strukturiert, versionsverwaltet und leicht zugänglich ist

Verwaltungs- und Betriebskoordination

• Als zentrale Anlaufstelle für Bestellanfragen aller Abteilungen in Brasilien fungieren
• Koordination von Lieferantenanfragen, internen Genehmigungen und Dokumentenabläufen im Zusammenhang mit dem Einkauf und den betrieblichen Anforderungen
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben, die für einen reibungslosen täglichen Ablauf in allen Abteilungen erforderlich sind

Mindestqualifikationen

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Betriebsführung oder einem verwandten Fachgebiet. sowie
• Erfahrung in administrativen, finanziellen oder operativen Unterstützungsfunktionen sowie
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Banken, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und/oder im Bereich der Finanzkontrolle
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Fähigkeit, vertrauliche und sensible Finanzdaten zu behandeln
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Flüssiges Englisch und Portugiesisch (in Wort und Schrift)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in funktionsübergreifenden und internationalen Umgebungen
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Anfragen aus verschiedenen Abteilungen zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit Prozessen, Dokumentation und Compliance-Anforderungen
• Hohe Integrität und Verantwortungsbewusstsein

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung mit Salesforce
• Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Denkweise
• Spricht fließend Spanisch

Die obige Beschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der auszuführenden Arbeiten beschreiben. Sie erhebt nicht den Anspruch, eine erschöpfende Liste aller erforderlichen Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Fähigkeiten zu sein. Von Zeit zu Zeit können zusätzliche Aufgaben außerhalb der normalen Zuständigkeiten erforderlich sein.

Remote-Arbeit
SCS besetzt alle offenen Stellen als Remote-Positionen; dies ermöglicht unseren Mitarbeitern flexibles Arbeiten und bietet SCS als Unternehmen die Möglichkeit, die Erfahrungen und Perspektiven unserer wachsenden Belegschaft zu diversifizieren. Es handelt sich um eine Homeoffice-Stelle, die Reisen im lokalen, nationalen und/oder internationalen Bereich beinhalten kann. Einzelheiten werden im Laufe des Einstellungsprozesses geklärt.

Geschätztes monatliches Gehalt in CLT
6.500 R$ – 7.600 R$ + Zusatzleistungen

EEOC-Erklärung
SCS bietet allen Mitarbeitern und Bewerbern gleiche Beschäftigungschancen (EEO) ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, nationale Herkunft, Alter, Behinderung, genetische Informationen, Familienstand, Amnestie oder den Status als gedeckter Veteran gemäß den geltenden Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen. SCS hält sich an die geltenden bundesstaatlichen und lokalen Gesetze zur Nichtdiskriminierung am Arbeitsplatz an jedem Standort, an dem das Unternehmen Niederlassungen unterhält. Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigungsbedingungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Einstellung, Vermittlung, Beförderung, Kündigung, Entlassung, Rückruf, Versetzung, Beurlaubung, Vergütung und Schulung.